Percebi que a maioria dos clientes reluta em pagar o custo de licença de US$ 9 do Power BI. Veja como você pode usar o Power BI gratuitamente. Sou um forte defensor da compra de software licenciado. Este artigo não pretende mostrar como enganar o custo de licenciamento. Na verdade, mostrarei como obter valor tangível usando a versão gratuita do Power BI para que você possa justificar facilmente o custo da licença com uma justificativa comercial forte e convincente.
A ideia é simples. Use o Power BI gratuitamente, assim como usamos o Excel. Crie relatórios do Power BI, salve arquivos PBIX no OneDrive / Teams. Compartilhe os relatórios uns com os outros como links ou anexos – exatamente da mesma forma que fazemos com arquivos do Excel. Todos os usuários devem ter a versão gratuita do Power BI Desktop. Este processo não custa dinheiro. A versão gratuita do Power BI oferece todos os recursos e conectores sem limite de tempo ou restrições.
A próxima pergunta é: se isso funciona de graça, por que pagar à Microsoft essa licença de US$ 9 por usuário por mês para o Power BI Pro? Boa pergunta. Compartilhar arquivos PBIX pode parecer satisfazer suas necessidades – mas tem muitas desvantagens. Continue a ler para saber mais…
Power BI grátis: o processo
Migração gratuita do Power BI para a versão paga
Acesse o site do Power BI.
Clique no botão Baixar e Baixe o Power BI Desktop.
Instale-o. Use a área de trabalho do Power BI para criar relatórios.
Salve o arquivo de relatório (.PBIX) no OneDrive, SharePoint ou Teams.
Compartilhe o relatório como um link. Quem quiser ver o relatório deve ter o Power BI Desktop instalado no PC.
No próximo mês (ou a qualquer momento depois), quando chegarem mais dados, basta atualizar os dados e salvar o arquivo. O link continua o mesmo.
É isso. Tarefa concluída. Power BI gratuito.
Nota: Esta NÃO é a forma recomendada. Esta é apenas uma solução alternativa para você começar a se acostumar com o Power BI e ver os benefícios por si mesmo. A maneira correta é PUBLICAR o relatório no site do Power BI e compartilhá-lo a partir daí. Isso exige que você compre a licença do Power BI Pro. A outra parte não precisa da licença do Power BI Pro.
Por que não salvar o PBIX na unidade local e enviar como anexo?
Embora isso seja possível, você logo enfrentará gargalos à medida que os dados aumentam. Exatamente como o Excel, à medida que o tamanho do arquivo aumenta, você deve exceder o limite de anexos de e-mail muito em breve. Portanto, enviar anexos de PBIX não é uma boa maneira de compartilhar relatórios.
De qualquer forma, enviar como anexos ou compartilhar como links, o compartilhamento de arquivos PBIX tem muitas desvantagens….
Desvantagens de compartilhar arquivos PBIX
Essa abordagem de usar o Power BI gratuitamente é exatamente igual ao que fazemos com os relatórios do Excel há décadas. Há muitas desvantagens com essa abordagem…
Outros podem ver todos os dados brutos
Você pode não querer mostrar todos os dados subjacentes aos visualizadores do relatório. Não há como ocultar os dados se você enviar o arquivo PBIX.
Outros podem editar o relatório
Os relatórios devem ser criados por uma pessoa/equipe e visualizados por outros. Se você permitir a edição, haverá várias cópias dos relatórios com diferentes visualizações e formatos. Isso anula o propósito. Queremos uma única versão da verdade em vez de ter várias versões ‘pessoais’ de relatórios.
A segurança baseada na função é impossível de gerenciar
A segurança baseada na função é um recurso muito poderoso. Você pode criar relatórios globais e as pessoas veem apenas os dados que pertencem a elas. Isso funciona apenas se o relatório for compartilhado no Portal do Power BI. Compartilhar os arquivos PBIX significa que todos podem ver todos os dados. Se você realmente deseja restringir os dados por função, terá que criar manualmente uma versão do arquivo PBIX para cada função. Isso é ineficiente, demorado e propenso a erros.
O Power BI Desktop não está disponível no Mac ou os arquivos Mobile PBIX podem ser abertos apenas no Windows PC. Os usuários de Mac e dispositivos móveis nunca poderão ver o relatório.
Uso gratuito do Power BI: o que vem a seguir
Use o PBIX conforme mencionado acima apenas para ter uma ideia de como o Power BI é poderoso e útil. Ao trabalhar com o Power BI gratuitamente, você economizará muito tempo e também melhorará suas análises, levando a muitos benefícios comerciais diretos.
Documente esses benefícios e economia de tempo e, em seguida, calcule quanto dinheiro você está economizando usando o Power BI. Faça uma matemática simples – com base em seus próprios dados e você perceberá que o “custo” da licença do Power BI é insignificante em comparação com os “benefícios comerciais” que ela oferece.
Depois de ter essa justificativa, você pode abordar sua equipe de TI / Finanças / Compras e solicitar a compra da licença do Power BI para você e sua equipe.
Onde o Power BI oferece o máximo de benefícios
Importação e limpeza de dados complexos
Frequentemente, isso é feito manualmente e repetidamente – desperdiçando muito tempo. A importação e limpeza do Power BI são feitas usando o Power Query – que é extremamente poderoso. Apenas usando o Power Query, você obterá benefícios significativos e economia de tempo.
Arquivos do Excel grandes e lentos
Todo mundo tem alguns arquivos do Excel que são tão lentos que você perde muito tempo apenas esperando que ele termine de fazer o que quer que esteja fazendo. Esses arquivos são perfeitos para mover para o Power BI Desktop. Esses arquivos são lentos devido à grande quantidade de dados. Quando os dados são importados para o Power BI, eles são reduzidos em tamanho. Mais importante, o desempenho aumenta drasticamente. Grande volume de dados – mude para o Power BI.
Elimine VLOOKUPs
O uso mais comum de VLOOKUP é decodificar algum código para sua descrição. VLOOKUP diminui ainda mais o desempenho. Fórmulas VLOOKUP usadas incorretamente ou aninhadas podem travar arquivos e tornar tudo propenso a erros. Use o Power BI para eliminar o VLOOKUP criando um relacionamento entre o arquivo mestre e os dados transacionais.
Obtenha novos insights dos mesmos dados
NÃO use o Power BI para criar os mesmos relatórios que já estão sendo criados no Excel. Use os mesmos dados, mas analise-os usando novas visualizações e interatividade do Power BI.
Power BI gratuito e Excel Pro são adjuntos. Não há necessidade de parar de usar o Excel. Use o Power BI onde o Excel fica aquém – em termos de recursos visuais, segurança e interatividade limitados.
Compare o custo
Enquanto você considera o custo do Power BI, tente verificar o custo de outras ferramentas de BI. Esses são significativamente mais caros. Portanto, a maioria das outras ferramentas de BI são adquiridas apenas para um pequeno subconjunto de usuários.
Depois de apreciar os benefícios reais e a economia de tempo que o Power BI oferece, você entenderá o valor de fornecê-lo a todos os usuários que trabalham extensivamente com o Excel e lutam com a análise de dados. É assim que o Power BI ajudará você a alcançar a ‘comoditização’ ou ‘democratização’ do BI.
Resumo
O Power BI Free é uma boa introdução ao poder e capacidade da plataforma. Use-o para criar um caso de negócios para a versão Pro.
